社会人となると、学生とは違うマナーが求められます。
より厳しくなるといって良いでしょう。
今回は、学生が社会人になる際に身に付けておきたいビジネスマナーについて解説していきます。
社会人のマナーが学生より厳しい理由
そもそもなぜ、学生は社会人となるとしっかりとしたビジネスマナーを習得しなければならないのでしょうか。
これは、やはりその身分の違いにあります。
お金をもらうのが社会人
たとえば、企業に就職にしろ、役所に入って公務員になるにしろ、お金をもらう立場になります。
前者では企業の取引先やお客から得たお金から、後者では住民が払った税金から、自身の給料が支払われます。
一方で、学生の場合はどうでしょうか。
多くの学生は、大学に多額のお金を払って通っています。
なかには給付型の奨学金を得ている方もいますが、その得たお金を自分で自由に使えるわけではなく、もちろん学校の学費に充てられます。
このように、お金をもらうのか、お金を払うのか、の違いが社会人と学生にはあります。
お金をもらうから責任が重くなる
このことが、責任の重さに関わってきます。
お金を払って通う学生であれば、責任の度合いは限りなく少なく、求められるマナーのレベルも低くて済みます。
■具体的なイメージ
たとえば美容室をイメージしてみます。
お金を払うお客のほうは、ガムを噛みながら行っても良いですし、髪を切ってもらっている間にスマホをいじっても、寝ていても大丈夫です。
しかし、カットする美容師のほうが、ガムを耳元でくちゃくちゃしていたらどうでしょうか。
切っていたかと思えばスマホをポケットから出していじりだし、また切っていたかと思えばうつらうつら眠そうにあくびをしています。
このような美容師の場合、もうその人に切ってもらうのは避けるでしょうし、その美容室自体に行くことをやめる可能性もあります。
そんなお客ばかりでは商売上がったりなので、その美容師に雇用者は厳しく指導したり、場合によってはクビにしたりします。
■安定の公務員もマナーは必須
この例は、当然、普通の会社員や公務員にも当てはまります。
公務員はやめさせられる心配はないから大丈夫、という人がいますが、その分、住民からの目が厳しいことも確かです。
税金で給料をもらっているわけですから、態度の悪い職員はやはり相当の非難を浴びますし、ビジネスマナーのなっていない人は、同僚との関係も悪化します。
仕事をクビにならないから、なんのペナルティーもないということはあり得ません。
自分の置かれている立場が悪くなれば、自主的にやめたくなってしまうケースも存在します。
報酬を受けるという大きな身分の違い、そこからくる責任の違いから、社会人となれば学生の頃とは違い、高いレベルのビジネスマナーが求められます。
社会人に求められるマナーを紹介
挨拶や言葉遣い
まずは挨拶や言葉遣いをみていきましょう。
学生の頃は、付き合う人が同世代であることが多いため、高い意識を持つことは少ないです。
運動部に所属していると先輩に対しても普通に「ちわっ！」などと挨拶します。
教授に対して「～っすか？」と質問をしても、いちいち咎められることはありません。
しかし、社会人となると、幅広い世代の人と関わるようになります。
それこそ、自分が好きな人とだけ友だちになって話し、やはり好きな教授とだけ親しくする、といったことはできません。
苦手な人とも話さなければならない
プライベートでは絶対に喋らないような苦手な人とも話さなくてはなりません。
もちろん、しっかりとした敬語を使うことが必須です。
適切な敬語の使いこなしができるかどうかで、大きく印象は変わります。
苦手なタイプとも無用なトラブルを避けて賢く立ち回るためには、やはり基本的で不可欠なスキルです。
敬語を適切に使い分ける
敬語はTPOによっての使い分けも大切です。
常に徹底された敬語だと、シーンによっては慇懃な印象を与えてしまいます。
丁寧すぎるのもまた、相手に不快感は与えないまでも、違和感や不信感を与える可能性があります。
尊敬語、謙譲語、丁寧語をシーンによって適切なチョイス、程度で使うスキルが求められます。
間違いやすい言葉遣い
学生が社会人になったときに間違えやすい言葉遣いについて以下にみていきます。
■ご苦労様です
自分では正しい敬語を使っているつもりでも、間違っているのがこの言葉です。
ご苦労様です、は本来、目下の人間に使います。
学生から社会人になったばかりの頃は、当然、周りは同期か目上の人ばかりです。
そのため、ご苦労様を使うことはありません。
代わりに、「お疲れ様です」を使いましょう。
この言葉は、同期や上司に使っても失礼に当たりません。
■ごめんなさい
この言葉は完全に間違いではありませんが、敬語という意味ではあまり使いたくありません。
「すいません」も同様に好ましくありません。
さらに丁寧で相手への敬意を伝えられる言葉がビジネスシーンでは望ましいです。
具体的には、「申し訳ありません」や「失礼いたします」などの言葉です。
さらにより強度の謝意などを示したいときには、「誠に」や「大変」といったワードを加えます。
■了解しました
この言葉もまた、目下の人に使うものです。
学生だと、先生やサークルの顧問などに何か頼まれたときに、使っている人が多いです。
しかしそれと同じようにビジネスの場面で上司に使うと、学生ノリの軽い印象を与えてしまうリスクがあります。
代わりに、「承知しました」、「うけたまわりました」といった言葉を使えると評価が全く変わります。
特に取引先やお客様など外部の人と接するときには、了解という単語は避けることが鉄則です。
電話対応
会社でのビジネスマナーとして大事な要素に、電話応対があります。
学生のときには、学校の先生から家に直接電話がかかってきて対応しなければならなかったり、バイトの先の店長からやはり電話がかかってきたりすることは、あまりありません。
しかし、社会人となると取引先や客先からの電話が多くあります。
このときは、上司と直接に話すときとはまた違うマナーやノウハウが必要です。
普段、親や友だちと話すときのようなテンションではいけません。
電話に出る
まずは電話に出るタイミングです。
これは早ければ早いほど良いです。
3コール以内を目指します。
ただし、他の業務にあたっているなどの関係で、すぐに出られない場合もあります。
そのときは、受話器を取ってから必ず「お待たせして誠に申し訳ありません」と一言添えるようにしましょう。
担当に取り次ぐ
社会人になりたての場合、通話先の要望を自分だけで処理できないことが多いです。
他に担当がいる場合もあります。
そのときは、取り次ぎを行います。
数秒以内に電話を代えられるのであれば、「今取り次ぎますので少しお待ちください」と言います。
担当に代わるまで分をまたぎそうだと感じたら、「すぐに代われないので、後ほど○○から連絡を差し上げてもよろしいでしょうか？」と聞きます。
■伝言に注意
担当への伝言を頼まれるシーンも多いです。
このときは、もちろんメモを取ることが大事です。
自分のデスクに内線がある場合は、横にメモ帳を置いておくようにします。
最低限、以下の事項をメモしましょう。
- 相手の名前
- 用件
- 連絡先
1回ではよく聞き取れないことがあります。
そのときは、なんとなくでメモをするのではなく、しっかりと聞き直すようにしましょう。
「今なんて言いました？」などと急に聞き返すのではなく、「申し訳ありませんが」、「恐れ入りますが」などの言葉を添えて、もう一度言ってもらえるようにお願いします。
もちろん、メモを取っただけで終わりではありません。
ちゃんとその担当にメモを見ながら用件を伝えなければなりません。
意外とメモをしただけで安心してしまい、次の仕事が始まるとすっかり忘れてしまうことがあります。
後でしびれを切らした相手先から担当者に電話がかかってきて、「え？ そんなこと聞いてませんけど……」となれば、誰に責任があるかは一目瞭然です。
相手先、担当者からの印象や評価が一気に悪くなるリスクがあります。
伝言には細心の注意が必要です。
電話をかける
こちらから先方に連絡をする際には、友だちの家にかけるときみたいにいきなり、「○○くんいますか？」といった雰囲気でいくのはNGです。
担当と話したいときにも、まず「いつも大変お世話になっております」や、「お忙しいところ失礼いたします」などの言葉を伝えてから、担当に要件がある旨を伝えるようにします。
担当が掴まらないときは、直接に話さなくて良いなら伝言を頼みます。
担当と話さなければならない場合は、掴まる時間を聞いて、かけ直すことを伝えます。
相手方との関係性によっては（懇意にしている取引先で比較的にフランクな場合）、「戻られたら電話をいただけるように伝えてもらえますか？」とオファーを出すのもアリです。
名刺交換
学生とは異なる社会人の挨拶として、名刺交換があります。
これにも気をつけるべきマナーが存在します。
まず、初対面の取引先や他企業の社員とは、名刺交換をするのが基本です。
あらかじめ名刺を渡すのが分かっているのですから、会う前にすぐ出せるところに名刺入れをスタンバイしておきます。
相手が名刺を差し出しているのに、自分は「ああ、そうか」と今思い出したふうにあたふた名刺を探しては、明らかに要領の悪そうな印象を与えてしまいます。
両手で渡すのが基本
挨拶をして自己紹介の段になったら速やかに名刺を渡します。
基本は、両手で差し出します。
受け取る前に相手も名刺を提示してきたら、まず相手の名刺を自分のものの上に載せて受け取ります。
一緒に交換する流れだったら、右手で名刺を渡し、左手で受け取るのでも良いです。
名刺を受け取ったら、そのままポケットにしまうのではなく、両手で持ったまま目を通します。
そのとき、相手の名前や部署、役職などをネタに、他愛もない話ができるとベストです。
名刺切れのときは後日連絡
名刺はあらかじめ準備しておくと述べましたが、そのときに名刺が切れている事実に気づくことがあります。
特に社会人になりたての場合、名刺を交換する場面が思いのほか多かったり、もともと数枚しか入れておかなかったりして、手持ちのものが切れてしまう人が結構います。
このときは、相手に切らしている旨を伝えます。
後日、相手から受け取った名刺に書かれている連絡先に、先日の渡せなかった件についての謝意と、具体的な自分の名刺に書かれている情報を伝えられると、誠意を示すことができます。
社会人に必須のマナーについてまとめ
社会人になると、学生時代より高いレベルのマナーが求められます。
その理由はやはり、お金をもらっているという身分の違い、責任の大きさの違いによるところが大きいです。
特に今回紹介したような挨拶や言葉遣い、電話対応、名刺交換といったマナーは、社会人には必須の項目です。
仕事ができる人は、えてして基本的なマナーが徹底されています。
その逆もまた然りです。
就職先で信頼され、安心して仕事を任せてもらえるようになるためにも、まずは社会人として重要なマナーを身に付けることが大切です。
この記事を監修した人
「大成会」代表
池端 祐次
2013年「合同会社大成会」を設立し、代表を務める。学習塾の運営、教育コンサルティングを主な事業内容とし、札幌市区のチーム個別指導塾「大成会」を運営する。「完璧にできなくても、ただ成りたいものに成れるだけの勉強はできて欲しい。」をモットーに、これまで数多くの生徒さんを志望校の合格へと導いてきた。
